Les informations suivantes vous sont fournies pour vous informer des engagements de Sodexo Luxembourg S.A. (ci-après « SODEXO ») en matière de protection des Données Personnelles.
SODEXO construit avec ses clients, ses consommateurs et ses clients des relations fortes et durables, fondées sur la confiance réciproque : assurer la sécurité et la confidentialité de leurs Données Personnelles est une priorité absolue pour SODEXO.
SODEXO s’engage à respecter l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives luxembourgeoises et européennes applicables en matière de protection des Données Personnelles.
SODEXO applique une politique de confidentialité extrêmement stricte pour garantir la protection des Données Personnelles des Utilisateurs et des personnes avec qui nous sommes en contact :
▬Chaque Utilisateur reste maître de ses données. Elles sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.
▬SODEXO est engagée dans une démarche continue de protection des données de ses Utilisateurs, en conformité avec la législation ou réglementation luxembourgeoise actuelle ou à venir, et avec le Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).
▬SODEXO dispose d’une équipe dédiée à la protection des Données à Caractère Personnel, composé d’un Data Protection Officer à Luxembourg que vous pouvez contacter à l’adresse email suivante : dataprivacy.OSS.lu@sodexo.com.
SODEXO accorde beaucoup d’importance à la protection de vos Données à Caractère Personnel.
Nous avons développé cette politique pour vous informer des conditions dans lesquelles nous collectons, traitons, utilisons et protégeons vos Données à Caractère Personnel sur notre Site et dans le cadre des services fournis par SODEXO (les « Services »). Cette politique couvre tous les utilisateurs, y compris ceux qui utilisent le Site et les Services sans être enregistrés ou souscrivent à un service ou un compte spécifique.
Veuillez lire attentivement cette politique afin de savoir quelles catégories de Données Personnelles font l’objet d’une collecte et d’un Traitement, comment nous utilisons ces Données Personnelles et avec qui nous sommes susceptibles de les partager. Cette politique décrit également quels sont vos droits et comment vous pouvez nous contacter pour les exercer ou pour nous poser vos éventuelles questions au sujet de vos Données Personnelles.
Elle pourra être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant, vos Données Personnelles seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d'application rétroactive.
Le Responsable du Traitement des Données Personnelles est :
Sodexo Luxembourg, Société Anonyme avec un capital de 100 000 Euros,
dont le siège social est situé 39, rue du Puits Romain- L- 8070 Bertrange- LUXEMBOURG,
immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro B 17620.
Représentant légal : Julien Demoulin, Directeur Général
Tel. : +352 (0)26 109 200 Email de contact du DPO : dataprivacy.oss.lu@sodexo.com
Nous pourrons collecter vos Données Personnelles de la manière indiquée ci-dessous :
▬ Collecte de vos Données Personnelles directement auprès de vous, par exemple lorsque vous complétez des formulaires sur notre Site ou lorsque nous vous fournissons nos services ; et
▬ Collecte indirecte de vos Données Personnelles lors de votre navigation sur notre Site ou par l’intermédiaire de nos prestataires de services et/ou de technologies.
Nous collecterons vos Données Personnelles de manière obligatoire lorsque cela est requis par les lois locales applicables ou lorsque cela est nécessaire pour la fourniture des services.
Si nous ne sommes pas en mesure de collecter ces Données Personnelles obligatoires, nous ne pourrons pas assurer votre accès au Site ou vous fournir nos services.
Nous traiterons, utiliserons et divulguerons vos Données Personnelles à certaines fins détaillées ci-dessous (sans que cette liste ne soit exhaustive). Nous collecterons et traiterons vos Données Personnelles quand cela est nécessaire à votre accès au Site ou à la fourniture de nos services, ou lorsque cela est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis. Nous collecterons et traiterons également vos Données Personnelles pour les intérêts légitimes de SODEXO, sauf si vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux l'emportent sur ces intérêts. Lorsque les intérêts légitimes ne s'appliquent pas en tant que base légale du Traitement des Données Personnelles en vertu des lois applicables en matière de protection des données, le consentement explicite préalable sera recueilli de manière alternative si la loi l'exige.
| Activités de Traitement | Finalités | Catégories de Données Personnelles | Base juridique |
| Cookies | Personnalisation et amélioration de votre expérience sur le Site. Vous pourrez obtenir plus de précisions sur pourquoi et comment des cookies sont utilisés sur les Sites en consultant notre politique sur les cookies. |
▬ Adresse IP, ▬ Cookies, ▬ Données statistiques. |
Consentement, Intérêt légitime de mettre en place les mesures techniques nécessaires à l’exploitation de nos Sites et services. |
| Navigation sur le Site | Respect des obligations légales. | ▬ Données d'identification (nom, prénom, image - si vous les avez fournies), ▬ Données techniques (heure et date des publications, métadonnées). |
Obligation légale. |
| Vidéosurveillance | Sécurité des biens et des personnes | ▬ Images de vidéosurveillance. | Intérêt légitime d’assurer la sécurité des biens et des personnes dans nos locaux. |
| Communication avec les Utilisateurs | Collecte et traitement des demandes des Utilisateurs. | ▬ Adresse de courrier électronique, ▬ Toutes Données Personnelles fournies par l’Utilisateur dans sa demande. |
Intérêt légitime de communiquer avec les utilisateurs de nos services et nos clients ou prospects. |
| Recrutement | Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude au poste pendant le processus de recrutement. Effectuer les vérifications d'antécédents et/ou de références nécessaires. |
▬ Adresse e-mail, ▬ Numéro de téléphone, ▬ Nom, ▬ CV, ▬ Diplômes, ▬ Informations fournies avec votre candidature, ▬ Nationalité, ▬ Permis de conduire, ▬ Données potentielles pouvant être nécessaires à la vérification des antécédents. |
Consentement, Obligation légale, Intérêt légitime et afin de prendre des mesures à la demande de la personne concernée avant de conclure un contrat. |
| Gestion Marketing | Gestion des demandes de newsletter et de toutes autres demandes, réalisation de sondages et de statistiques, etc. | ▬ Adresse e-mail, ▬ Nom, prénom, ▬ Numéro de téléphone. |
Intérêt légitime. |
| Autres | Toute autre finalité que nous vous préciserions, le cas échéant, au moment de la collecte de vos Données et dans une politique de confidentialité spécifique. |
▬ Précisées au moment de la collecte de vos données et dans une politique de confidentialité spécifique. | Précisée au moment de la collecte de vos données et dans une politique de confidentialité spécifique. |
SODEXO fait partie d’un groupe international (le « Groupe Sodexo ») sous la marque Sodexo.
Il est possible que vos Données Personnelles soient transférées au sein ou en dehors du Groupe Sodexo.
▬ Au sein du Groupe Sodexo
La sécurité et la confidentialité de vos Données Personnelles sont d'une grande importance pour nous et les autres entités du Groupe Sodexo. C'est pourquoi nous limitons strictement l'accès à vos Données Personnelles aux membres de notre personnel et uniquement dans la mesure strictement nécessaire pour traiter vos Données Personnelles ou pour fournir nos services. Nous nous assurons que les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles se sont engagées à la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.
Nous avons également mis en place des garanties appropriées pour garantir un niveau de protection adéquat de vos Données Personnelles même si elles sont traitées par d'autres entités Sodexo que celle qui a collecté vos Données Personnelles à l'origine.
Le Groupe Sodexo a mis en œuvre des règles d’entreprise contraignantes (BCR). Par conséquent, même si les pays tiers dans lesquels les entités Sodexo opèrent sont situés en dehors de l’Espace Economique Européen, vos Données Personnelles sont protégées de la même manière qu’elles l’auraient été par toute entité située dans l’Espace Economique Européen.
▬ En dehors du Groupe Sodexo
Nous ne divulguerons pas vos Données Personnelles à des tiers non autorisés. Nous pouvons toutefois être amenés à partager vos Données Personnelles avec des prestataires habilités (par exemple : prestataires techniques (d’hébergement, de maintenance), consultants, etc.) auxquels nous pouvons faire appel pour les finalités énumérées ci-dessus dans le respect des lois applicables en matière de protection des données.
Tous les fournisseurs de services tiers auxquels nous avons divulgué et transféré vos Données Personnelles ont été engagés dans le cadre d'un accord contraignant de confidentialité et de Traitement des données avec SODEXO ou avec une des entités du Groupe Sodexo, selon lequel ledit tiers ne peut agir que sur instruction de SODEXO ou des entités du Groupe Sodexo.
Ce fournisseur de services tiers et/ou d'autres Sous-traitants, selon le cas, peuvent être situés dans des pays, dont les lois sur la protection des données peuvent ne pas offrir un niveau de protection équivalent au droit européen. Si SODEXO ou une des entités du Groupe Sodexo divulgue vos Données Personnelles à ces destinataires, uniquement à des fins de reprise après sinistre ou dans le but de fournir une assistance à notre demande, nous établirons et/ou confirmerons qu'avant de recevoir vos Données Personnelles, ils fourniront un niveau de protection adéquat pour vos Données Personnelles, y compris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées. En particulier, si les destinataires concernés sont situés dans un pays qui n'offre pas un niveau de protection adéquat, SODEXO et les entités du Groupe Sodexo mettront également en œuvre d'autres mesures appropriées, y compris des clauses contractuelles types, pour sécuriser ce transfert, conformément à la loi française.
Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir des précisions concernant les mesures appropriées de transfert mises en œuvre, vous pouvez contacter notre DPO, à l’adresse dataprivacy.oss.lu@sodexo.com.
En outre, nous pouvons partager vos Données Personnelles (i) si la loi ou une procédure judiciaire nous y oblige, (ii) en réponse à une demande des autorités publiques ou d'autres fonctionnaires ou (iii) si nous estimons que le transfert de ces données est nécessaire ou approprié pour prévenir tout dommage physique ou perte financière ou dans le cadre d'une enquête concernant une activité illicite suspectée ou avérée.
Nous conserverons vos Données Personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées. Ce délai pourra être prolongé, le cas échéant, pour toute durée de prescription conformément aux dispositions légales ou réglementaires applicables.
Enfin, veuillez noter que nous pouvons anonymiser vos Données Personnelles de telle sorte que vous ne puissiez plus être identifié et que nous puissions continuer à les utiliser à des fins statistiques. Les données utilisées à des fins statistiques ne sont plus qualifiées de Données Personnelles une fois qu'elles ont été dûment anonymisées.
Les données de conservation associées à chaque finalité sont détaillées dans le tableau ci-dessous :
| Finalités | Catégories de Données Personnelles | Durées de conservation |
| Personnalisation et amélioration de votre expérience sur le Site. |
▬ Adresse IP, ▬ Cookies, ▬ Données statistiques. |
▬ Les cookies seront conservés pendant 13 mois afin de remplir leurs finalités. ▬ Les Cookies de session sont automatiquement supprimés de votre terminal à la fin de votre session. ▬ L'adresse IP et les données statistiques seront conservées aussi longtemps que nécessaire au traitement. |
| Respect des obligations légales. |
▬ Données d'identification (nom, prénom, image - si vous les avez fournies), ▬ Données techniques (heure et date des publications, métadonnées). |
▬ Nous conserverons vos Données Personnelles pendant toute la durée de notre relation commerciale, après quoi seules les données nécessaires à des fins précontentieuses ou contentieuses seront archivées jusqu'à l'acquisition de la prescription légale. ▬ Le délai de prescription habituel en matière civile et commerciale est de cinq (5) ans à compter de la fin du contrat. |
| Sécurité des biens et des personnes. |
▬ Images de vidéosurveillance. |
▬ 8 jours. |
| Collecte et traitement des demandes des Utilisateurs. |
▬ Adresse de courrier électronique, ▬ Toutes Données Personnelles fournies par l’Utilisateur dans sa demande. |
▬ Le temps nécessaire au traitement de votre demande. |
| Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude au poste pendant le processus de recrutement. |
▬ Adresse e-mail, ▬ Numéro de téléphone ▬ Nom, ▬ CV, ▬ Diplômes, ▬ Informations fournies avec votre candidature. |
▬ Pour la durée du processus de recrutement. ▬ Avec votre consentement, et en cas de retour négatif à votre candidature, nous conserverons vos données personnelles pendant une durée supplémentaire de six (6) mois après le processus de recrutement afin de pouvoir vous recontacter pour des postes qui pourraient vous intéresser. |
| Effectuer les vérifications d'antécédents et/ou de références nécessaires. |
▬ Adresse e-mail, ▬ Numéro de téléphone ▬ Nom, ▬ CV, ▬ Diplômes, ▬ Nationalité, ▬ Permis de conduire, ▬ Données potentielles pouvant être nécessaires à la vérification des antécédents. |
▬ Nous conserverons vos données pendant la durée nécessaire pour effectuer la vérification des références et/ou des antécédents. |
| Toute autres finalités que nous vous préciserions, le cas échéant, au moment de la collecte de vos Données et dans une politique de confidentialité spécifique. |
▬ Précisées au moment de la collecte de vos données et dans une politique de confidentialité spécifique. |
▬ Précisées au moment de la collecte de vos données et dans une politique de confidentialité spécifique. |
En général, nous ne collectons pas de Données Personnelles Sensibles par le biais de notre Site ou pour nos services.
Sont considérées comme « Données Personnelles Sensibles » toutes informations concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou les convictions philosophiques, l’appartenance syndicale, les données de santé, ou les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Cette définition comprend également des Données Personnelles relatives à des condamnations pénales et à des infractions.
Dans l’hypothèse exceptionnelle où le recueil de telles données serait strictement nécessaire pour accomplir la finalité de Traitement opérée ou dans le cas où vous nous auriez fourni de telles Données Personnelles Sensibles, par exemple lorsque vous nous adressez un email, nous traiterons ces Données conformément aux exigences de la législation locale en matière de protection des données et, en particulier, avec votre accord explicite préalable.
Notre Site et nos services s’adressent habituellement à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel vous vous trouvez.Pour la fourniture de certains services, nous pouvons collecter des données de mineurs, mais toujours avec le consentement de leur représentant légal.
Il est important que les Données Personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Nous vous invitons à nous informer si vos Données Personnelles changent.
SODEXO s'engage à assurer la protection de vos droits à la vie privée en vertu des lois applicables. Vous trouverez ci-dessous un tableau résumant vos droits en matière de protection de la vie privée.
| Vos droits | Description de vos droits |
| Droit d’accès et de rectification |
Vous pouvez obtenir les informations visées à l’article 15 du RGPD et/ou demander une copie des Données Personnelles dont nous disposons sur vous. Vous pouvez également demander la rectification des Données Personnelles inexactes, ou à ce que les Données Personnelles incomplètes soient complétées. |
| Droit à l’effacement / Droit à l’oubli |
Votre droit à l’oubli permet que vos Données Personnelles soient effacées lorsque : ▬ les Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ; ▬ vous décidez de retirer votre consentement ; ▬ vous vous opposez au traitement de vos Données Personnelles; ▬ vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un Traitement illicite ; ▬ vos Données Personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale. |
| Droit à la limitation du Traitement |
Vous pouvez demander à limiter le traitement lorsque : ▬ vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles; ▬ nous n’avons plus besoin de vos Données Personnelles aux fins du Traitement ; ▬ vous vous êtes opposé au Traitement pour des motifs légitimes ; ▬ le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement de vos données et préférez à la place la limitation de leur utilisation. |
| Droit à la portabilité des données |
Le cas échéant, vous pouvez demander la portabilité des Données Personnelles vous concernant que vous nous auriez communiquées, et ce dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et avez le droit de transmettre ces Données Personnelles à un autre Responsable du Traitement sans que nous y fassions obstacle, lorsque : ▬ le Traitement de vos Données Personnelles est fondé sur votre consentement ou sur une relation contractuelle existante ; et ▬ le Traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés. Vous avez également le droit d’obtenir que vos Données Personnelles soient transmises directement à un tiers de votre choix (lorsque cela est techniquement possible). |
| Droit d’opposition |
Vous avez le droit de vous opposer (droit de « retrait ») au Traitement de vos Données Personnelles (notamment au profilage ou aux communications commerciales). Lorsque nous traitons vos Données Personnelles sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. |
| Droit de ne pas faire l’objet de décisions automatisées |
Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un Traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire. |
| Droit d’introduire une réclamation |
Vous pouvez choisir d'introduire une plainte auprès de l'autorité de protection des données de votre résidence habituelle. Vous avez également le droit de déposer votre plainte devant les tribunaux de votre résidence. |
| Droit de révoquer votre consentement |
Dans les cas où vous avez donné votre consentement spécifique à la collecte, au traitement et au transfert de vos données à caractère personnel dans un but précis, vous avez le droit de retirer à tout moment votre consentement pour ce traitement spécifique. Lorsque vous donnez votre consentement, vous serez normalement informé de la possibilité de le retirer. Une fois que nous aurons reçu la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations pour la ou les finalités que vous avez acceptées à l'origine, sauf si nous disposons d'une autre base légitime pour le faire en vertu de la loi. |
Pour exercer ces droits, vous pouvez :
▬ Utiliser le formulaire de demande en ligne : Ce système électronique vous permet de vous connecter et de voir l’état d’avancement de votre demande, de voir et d’envoyer des messages et de consulter vos documents en toute sécurité. Ce système est fourni par OneTrust et, après avoir introduit votre demande, vous recevrez des informations sur la manière de vous connecter.
▬ Vous pouvez également adresser vos questions ou réclamations aux équipes chargées de la Protection des Données : dataprivacy.oss.lu@sodexo.com ou à l’adresse postale suivante : 39, rue du Puits Romain, L-80710 Bertrange, Luxembourg.
Aucun frais n'est généralement exigé :
Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos Données Personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d'accès est manifestement infondée ou excessive. Dans de telles circonstances, nous pouvons également refuser de donner suite à la demande.
Ce que nous pouvons vous demander :
Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir votre droit d'accès aux informations (ou d'exercice de vos autres droits). Il s'agit d'une autre mesure de sécurité appropriée pour garantir que les Données Personnelles ne soient pas divulguées à une personne qui n'a pas le droit de les recevoir.
Pour plus de renseignements, nous vous invitons à consulter notre politique de gestion des demandes d’exercice des droits.
Droits des tiers bénéficiaires :
Le cas échéant dans votre pays, vous pouvez faire valoir les droits de tiers bénéficiaires qui vous sont accordés par les BCR du Groupe Sodexo.
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données Personnelles contre toute modification ou perte accidentelle ou illégale, ou contre toute utilisation, divulgation ou accès non autorisé, conformément aux principes de sécurité.
Nous prenons, le cas échéant, toutes les mesures raisonnables fondées sur les principes du respect de la vie privée dès la conception et du respect de la vie privée par défaut pour mettre en œuvre les garanties nécessaires et protéger le Traitement des Données Personnelles. Nous effectuons également, en fonction du niveau de risque soulevé par le Traitement, une évaluation de l'impact sur la vie privée afin d'adopter les garanties appropriées et d'assurer la protection des Données Personnelles. Nous fournissons également des garanties de sécurité supplémentaires pour les données considérées comme des Données Personnelles sensibles.
En outre, si nous contractons avec des Sous-traitants pour tout ou partie du Traitement de vos Données Personnelles, nous exigeons un accord contractuel de nos prestataires pour garantir la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles que nous leur transmettons ou qu'ils collectent sur notre Site, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles.
Nous réalisons régulièrement des audits pour vérifier la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité de vos Données Personnelles.
Néanmoins, vous avez également la responsabilité d'assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données Personnelles, nous vous invitons donc à rester vigilant, notamment lors de l'utilisation d'un système ouvert tel qu'Internet.
Occasionnellement, nous fournissons des liens vers d'autres plates-formes à des fins pratiques et informatives. Ces plateformes fonctionnent indépendamment de notre Site et ne sont pas sous notre contrôle. Ces plateformes ont leur propre politique de confidentialité ou conditions d'utilisation que nous vous conseillons vivement de lire. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu de ces plateformes, aux produits et services qui pourraient y être proposés ou à toute autre utilisation de ceux-ci.
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Nous pouvons mettre à jour ou modifier cette politique au besoin. Dans ce cas, les modifications ne deviendront applicables qu'après un délai de 30 jours ouvrables à compter de la date de la modification. Veuillez consulter cette page de temps à autre si vous souhaitez être informé de tout changement éventuel.
Si vous avez des questions ou des commentaires concernant cette politique, n'hésitez pas à contacter notre Luxembourg Data Protection Officer à l'adresse suivante : dataprivacy.oss.lu@sodexo.com.
Date : 13/11/2024