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Politique globale relative à la protection des données à caractère personnnel

Dernière mise à jour : le 15 septembre 2021

Nous accordons beaucoup d’importance au respect de votre vie privée. Nous avons développé la présente politique applicable au Grand-Duché du Luxembourg relative à la protection des Données à caractère personnel (la « Politique ») afin de vous informer de la façon dont nous collectons, utilisons et traitons vos Données à caractère personnel. Cette Politique décrit également les mesures que nous prenons afin d’assurer la protection de vos Données à caractère personnel et précise comment vous pouvez nous contacter afin que nous puissions répondre à vos éventuelles questions au sujet de la protection de vos Données à caractère personnel.

PERIMETRE

La présente Politique relative à la protection des Données à caractère personnel s’applique à l’ensemble des segments et activités de l’organisation globale des entités du Groupe Sodexo (ci-après désignée « Sodexo »), au Luxembourg, soumis au Règlement Général sur la Protection des données à caractère personnel (« RGPD ») et aux règlementations luxembourgeoises relatives à la protection des données personnelles.

Cette Politique s’applique au Traitement des Données à caractère personnel collectées, de manière directe ou indirecte, par Sodexo auprès de tout individu, y compris notamment auprès des candidats à un poste chez Sodexo, des collaborateurs, des clients, des consommateurs, des enfants, des fournisseurs/prestataires, des partenaires/Sous-traitants, des actionnaires de Sodexo ou tout Tiers Sodexo (ci-après désignée la « Personne concernée »).

QU’EST-CE QUE LE RGPD ?

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) représente la plus grande réforme de la législation européenne dans le domaine de la protection des données. Il a remplacé la directive européenne 95/46/CE par un cadre unifié couvrant tous les citoyens de l’Union européenne depuis le 25 mai 2018.

Le RGPD a pour objectif de renforcer la protection des données personnelles de tous les résidents de l’Union européenne, quel que soit l’endroit à partir duquel elles sont collectées ou stockées. Toutes les entreprises devront donc s’y soumettre, ce qui aura des répercussions à l’échelle internationale.

COLLECTE ET TRAITEMENT DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

 

Respect du droit européen en matière de protection des données à caractère personnel et de toute autre législation locale applicable

Nous nous engageons à respecter toute législation applicable en matière de protection des Données à caractère personnel et nous veillerons à ce que les Données à caractère personnel soient collectées et traitées conformément aux dispositions du droit européen et luxembourgeois en matière de protection des Données à caractère personnel et de toute autre législation étrangère applicable, le cas échéant.

Licéité, loyauté et transparence

Tout Traitement de Données à caractère personnel que nous opérons est réalisé de façon licite au sens du RGPD. Il est possible que nous soyons tenus de Traiter vos Données à caractère personnel dans le cadre (i) de l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ; (ii) du respect d’une obligation légale qui nous incombe ; (iii) de la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou de ceux d’une Personne concernée ; (iv) de votre consentement préalable au Traitement en question ; (v) des intérêts légitimes poursuivis par Sodexo, à moins que ne prévalent vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux ; et (vi) de l’exécution d’une mission d’intérêt publique ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont nous serions investis.

Lorsque nous Traitons vos Données à caractère personnel, nous porterons à votre connaissance une notice d’information ou une politique relative à la protection de vos Données à caractère personnel comprenant notamment les informations suivantes : qui est Responsable du traitement de vos Données à caractère personnel, quelles sont les finalités du Traitement de vos Données à caractère personnel, quelle est la base légale sur laquelle est effectué le Traitement, qui sont les destinataires de vos Données à caractère personnel, quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer, sauf dans le cas où cela se révèlerait impossible ou exigerait des efforts disproportionnés.

Lorsque la législation locale applicable l’exige, nous vous demanderons votre consentement au préalable (par exemple, avant de collecter des catégories particulières de Données à caractère personnel (dites sensibles)).

Légitimité du traitement, limitation de la finalité et minimisation de la collecte des données à caractère personnel

Vos Données à caractère personnel sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sauraient être Traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.

Lorsque Sodexo agit pour son propre compte, vos Données à caractère personnel sont principalement Traitées, sans que la liste soit exhaustive, pour les finalités suivantes : gestion du recrutement, gestion administrative et sociale et organisation du travail de nos collaborateurs, gestion financière, trésorerie et fiscalité, sûreté de nos collaborateurs, mise à disposition d’un annuaire interne et des outils informatiques, nécessaires, gestion et support informatique, y compris gestion de l’infrastructure informatique, des systèmes et des applications, gestion de sites intranet et de toutes autres solutions numériques ou plateformes collaboratives, gestion de la relation client, gestion des appels d’offres, des ventes et du marketing, gestion des approvisionnements, gestion de la communication interne et externe et des événements, respect des obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent ou toutes autres obligations légales, activités d’analyse des données, gestion juridique de l’entreprise et mise en œuvre des processus de conformité.

Exactitude et limitation de durée de conservation des données à caractère personnel

Sodexo tiendra les Données à caractère personnel qu’elle Traite exactes et, le cas échéant, à jour.  En outre, nous conserverons uniquement les Données à caractère personnel pendant la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées y compris pour répondre aux obligations légales, comptables ou de reporting. Aussi, en cas de besoin, nous conserverons les Données le temps nécessaire pour permettre à Sodexo de défendre ou de faire valoir un droit en justice.

Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur les durées de conservation de vos Données à caractère personnel qui sont fixées dans notre Politique de conservation des données, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : privacy.svc.lu@sodexo.com.

A l’expiration de la durée de conservation applicable, nous détruirons vos Données à caractère personnel conformément à la Réglementation en matière de protection des Données à caractère personnel.

SECUTITE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Nous mettons en place les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les Données à caractère personnel contre toute modification ou perte accidentelle ou illicite ou contre tout utilisation, divulgation ou accès non autorisé, et ce conformément à la Politique du Groupe Sodexo relative à la sécurité de l’information et des systèmes.

D’ailleurs, nous prenons toutes les mesures raisonnables en vertu des principes du respect de la vie privée dès la conception (« privacy by design ») et de la protection de la vie privée par défaut (« privacy by default ») aux fins de mettre en place les garanties nécessaires et de sécuriser le Traitement des Données à caractère personnel. Selon le niveau de risque présenté par le Traitement, nous réalisons également une analyse d’impact relative à la protection des Données à caractère personnel (« privacy impact assessment ») aux fins d’adopter les mesures de protection adéquates et d’assurer la protection des Données à caractère personnel. Nous offrons également des garanties de sécurité supplémentaires pour les Données à caractère personnel sensibles.

PARTAGE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Nous partageons vos Données à caractère personnel dans les cas suivants :

  • Avec les entités Sodexo, pour les finalités décrites dans la présente Politique ;
  • Avec des Tiers, y compris avec certains prestataires externes dûment autorisés, uniquement pour les finalités décrites ci-dessus et dans le cadre des services que nous fournissons ;
  • Avec des entreprises qui fournissent des services de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, et d’autres types de fraudes ou activités illicites et avec des Tiers qui fournissent des services similaires, tels que des institutions financières ou des régulateurs ;
  • Avec les tribunaux, autorités chargées de l’application des lois, régulateurs, autorités gouvernementales, et avec d’autres parties lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour l’exercice ou la défense d’un droit en justice, ou pour des finalités de règlement extrajudiciaire de différends ;
  • Avec des prestataires internes ou externes que nous engageons localement ou dans des Pays Tiers, pour le Traitement de Données à caractère personnel pour notre compte pour les finalités décrites ci-dessus (par exemple, des centres de services partagés) ;
  • En cas de vente, de fusion ou d’acquisition d’entreprises ou d’actifs, auquel cas nous pouvons transmettre vos Données à caractère personnel au potentiel acquéreur ou vendeur afin de lui transférer par effet légal, de lui assigner ou de leur nover des droits ou obligations.

L’ensemble des partages de Données à caractère personnel se fait dans le respect des dispositions légales et réglementaires applicables et en vertu de contrats conformes aux dispositions du RGPD, notamment relatif aux Sous-traitants de Données à caractère personnel.

TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Le RGPD interdit le transfert de Données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’EEE qui n’offrent pas un niveau de protection des Données à caractère personnel adéquat. Certains des Pays tiers dans lesquels Sodexo exerce ses activités n’offrent pas le même niveau de protection des Données à caractère personnel que le pays dans lequel vous résidez et ne sont pas considérés par la Commission Européenne comme fournissant un niveau adéquat de protection des droits des personnes physiques en matière de confidentialité des Données à caractère personnel.

Concernant les transferts de vos Données à caractère personnel vers des entités appartenant ou non au Groupe Sodexo établies dans de tels pays, Sodexo met place des mesures de protection adéquates aux fins de protéger vos Données à caractère personnel. De plus amples informations vous seront transmises concernant tout transfert de vos Données à caractère personnel en dehors de l’EEE au moment de la collecte de vos Données à caractère personnel par le biais de notices d’information ou politiques de protection des Données à caractère personnel appropriées.

Si vous souhaitez avoir plus d’informations, y compris une copie des documents utilisés pour protéger vos Données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :  privacy.svc.lu@sodexo.com.

COOKIES

Certains de nos sites Internet, applications ou plateformes peuvent utiliser des « cookies ». Les cookies sont des fragments de textes placés sur le disque dur de votre ordinateur (ou autre appareil) lorsque vous consultez certains sites Internet, applications ou plateformes. Nous pouvons par exemple utiliser des cookies nécessaires, qui contribuent à rendre nos sites Internet/applications/plateformes utilisables en activant des fonctions de base comme la navigation de page et l’accès aux zones sécurisées de nos sites Internet/applications/plateformes, afin de nous assurer que votre visite sur notre site Internet/applications/plateformes se déroule au mieux. Nous pouvons également utiliser des cookies de préférences pour nous assurer que nous vous proposons des options adaptées à vos préférences lors de votre prochaine visite. Nous pouvons également utiliser des cookies statistiques et marketing pour analyser le trafic et à des fins publicitaires.

Les cookies peuvent améliorer votre expérience en ligne en sauvegardant vos préférences lorsque vous visitez un(e) de nos sites Internet/applications/plateformes. Dans cette hypothèse, nous vous informerons des types de cookies que nous utilisons et de la façon dont vous pouvez les désactiver. Vous aurez la possibilité de visiter nos sites Internet/applications/plateformes tout en refusant l’utilisation de cookies, autres que les cookies techniques, à tout moment sur votre ordinateur (ou autre appareil). Si vous souhaitez avoir plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre Politique de gestion des cookies.

VOS DROITS

Sodexo s’engage à faciliter l’exercice de vos droits conformément à la réglementation applicable. Vous trouverez ci-après un tableau résumant les différents droits dont vous disposez :

DROIT D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION Vous pouvez demander une copie des Données à caractère personnel dont nous disposons sur vous. Vous pouvez également demander la rectification des Données à caractère personnel inexactes, ou à ce que les Données à caractère personnel incomplètes soient complétées.

 

DROIT À L’EFFACEMENT / DROIT À L’OUBLI Votre droit à l’oubli permet que vos Données à caractère personnel soient effacées lorsque :

(i)     les Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées;

(ii)    vous décidez de retirer votre consentement ;

(iii)   vous vous opposez au Traitement de vos Données à caractère personnel;

(iv)   vos Données à caractère personnel ont fait l’objet d’un Traitement illicite ;

(v)    vos Données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;

 

DROIT À LA LIMITATION DU TRAITEMENT Vous pouvez demander à limiter le Traitement lorsque :

(i)     vous contestez l’exactitude de vos Données à caractère personnel ;

(ii)    Sodexo n’a plus besoin de vos Données à caractère personnel aux fins du traitement ;

(iii)   vous vous êtes opposé au Traitement pour des motifs légitimes.

DROIT À LA PORTABILITÉ DES DONNÉES Le cas échéant, vous pouvez demander la portabilité des Données à caractère personnel vous concernant que vous auriez communiquées à Sodexo, et ce dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et avez le droit de transmettre ces Données à caractère personnel à un autre Responsable du traitement sans que Sodexo y fasse obstacle, lorsque :

a)     le Traitement de vos Données à caractère personnel est fondé sur votre consentement ou sur une relation contractuelle existante ; et

b)     le Traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

Vous avez également le droit d’obtenir que vos Données à caractère personnel soient transmises directement à un Tiers de votre choix (lorsque cela est techniquement possible).

DROIT D’OPPOSITION Vous avez le droit de vous opposer (droit de « retrait ») au Traitement de vos Données à caractère personnel (notamment au profilage ou aux communications commerciales). Lorsque nous Traitons vos Données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
DROIT DE NE PAS FAIRE L’OBJET DE DÉCISIONS AUTOMATISÉES

 

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un Traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.
DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE L’AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMPÉTENTE Vous pouvez décider d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle du pays dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail, où dans le pays dans lequel la violation aurait été commise. Au Luxembourg, l’Autorité de contrôle est la CNPD.

Vous avez également le droit d’introduire une action en justice devant les tribunaux du pays dans lequel l’entité Sodexo dispose d’un établissement ou du pays où se trouve votre résidence habituelle.

 

Aux fins d’exercer ces droits, vous pouvez envoyer votre Demande à l’adresse électronique générique indiquée dans les notices d’information ou dans les politiques de confidentialité qui vous sont communiquées au moment de la collecte de vos Données, et/ou au Délégué à la protection des données Luxembourg à l’adresse suivante privacy.svc.lu@sodexo.com et/ou au Délégué à la protection des données du groupe à l’adresse suivante : dpo.group@sodexo.com.

ENFANTS

Les enfants méritent une protection renforcée en ce qui concerne leurs Données à caractère personnel parce qu’ils sont moins conscients des risques, des conséquences et de leurs droits liés au Traitement des Données à caractère personnel. Cette protection renforcée s’applique au Traitement de Données à caractère personnel relatives aux enfants à des fins de marketing ou de création de profils de personnalité ou d’utilisateur et à la collecte de Données à caractère personnel relatives aux enfants lors de l’utilisation de services leurs proposés directement.

Nous ne collectons et ne traitons pas les Données à caractère personnel des enfants sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale si un tel consentement est requis. En particulier, nous ne faisons pas la promotion et ne commercialisons pas nos services auprès des enfants, sauf dans le cas de certains services spécifiques et moyennant le consentement du titulaire de l’autorité parentale. Si vous pensez que nous avons collecté les Données à caractère personnel auprès d’un enfant par erreur, veuillez-nous en informer en nous contactant à l’adresse email indiquée ci-après.

MODIFICATION

Il est possible que nous mettions ponctuellement à jour la présente Politique dans l’hypothèse où nos activités ou nos obligations légales évoluent de manière substantielle. Dans le cas où nous apporterions des changements significatifs à la présente Politique, nous publierons une note d’information sur notre site Internet au moment de l’entrée en application des changements en question et, le cas échéant, nous vous contacterons directement au sujet desdits changements.

Nous contacter

Si vous avez des questions, commentaires ou demandes concernant la présente Politique, vous pouvez les envoyer au Délégué à la protection des données Luxembourg à l’adresse suivante : privacy.svc.lu@sodexo.com et/ou au Délégué à la protection des données du groupe à l’adresse électronique suivante : dpo.group@sodexo.com, ou envoyer un courrier postal à : Sodexo S.A. Group Data Protection Officer, 255 Quai de la bataille de Stalingrad, 92130 Issy-les-Moulineaux, France

DEFINITIONS

Autorité de contrôle : désigne une autorité publique indépendante instituée par un État membre tel qu’indiqué dans le RGPD.

Group Data Protection Officer ou Délégué à la protection des données du groupe : désigne la personne nommée avec l’approbation du Comité Exécutif du Groupe Sodexo pour être en charge des questions relatives à la confidentialité des Données à caractère personnel au niveau du Groupe Sodexo.

CNPD : désigne l’Autorité de contrôle luxembourgeoise sur la protection des données.

Données à caractère personnel : toutes les Données à caractère personnel communiquées par le Responsable du traitement et/ou collectées directement ou indirectement auprès des Personnes concernées. Sont considérées notamment comme des Données à caractère personnel en vertu de la Règlementation en matière de protection des Données à caractère personnel, les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments spécifiques propre à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.

Données à caractère personnel sensibles et autres Catégories particulières de Données à caractère personnel : toutes Données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou les convictions philosophiques, l’appartenance syndicale, ainsi que le Traitement de données génétiques, de données biométriques uniquement aux fins d’identifier une personne physique, les données concernant la santé, ou les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Cette définition comprend également des Données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions.

Délégué à la protection des données Luxembourg : désigne la personne nommée avec l’approbation du Comité Exécutif du Groupe Sodexo pour être en charge des questions relatives à la confidentialité des Données à caractère personnel concernant SODEXO PASS LUXEMBOURG. Le Délégué à la protection des données Luxembourg fait partie du réseau mondial de protection des Données à caractère personnel de Sodexo.

Groupe Sodexo : désigne toute entité contrôlée dans les conditions prévues par la loi, directement ou indirectement, par Sodexo SA, société anonyme de droit français, dont le siège social est 255, Quai de la Bataille de Stalingrad – 92130 Issy-les-Moulineaux, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 301 940 219.

Personne concernée : toute personne physique identifiée ou identifiable dont les Données à caractère personnel la concernant font l’objet d’un Traitement.

Pays tiers : tout pays, territoire ou secteur défini dans ledit pays, en dehors de l’Union européenne (UE) et de l’Espace économique européen (EEE).

Responsable du traitement : toute personne physique ou morale, autorité publique, agence ou autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement des Données à caractère personnel.

Règlement Général sur la Protection des données à caractère personnel ou RGPD ou Règlementation : Règlementation (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des personnes physiques en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel et la libre circulation de ces données, qui remplace la Directive 95/46/CE.

Sous-traitant : la personne ou l’organisme qui traite ou sous-traite les Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement et conformément à ses instructions.

Tiers : toute société ou entité autre que le Responsable du traitement, le Sous-traitant et la Personne concernée qui, sous l’autorité directe du Responsable du traitement ou du Sous-traitant, est autorisée à traiter les Données à caractère personnel.

Traitement ou Traité(e) : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées à l’égard des Données à caractère personnel, y compris, sans s’y limiter, la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation, l’altération, le retrait, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou autrement la mise à disposition, la combinaison, le lien vers d’autres Données à caractère personnel, le blocage, la suppression ou la destruction des Données à caractère personnel du Client.